MOU tại DITF: Giá trị hợp tác bắt đầu sau lễ ký

Trong các sự kiện xúc tiến du lịch, một lễ ký MOU thường là khoảnh khắc dễ được nhìn thấy nhất: đại diện hai bên bước lên sân khấu, văn bản được trao, hình ảnh được ghi lại và thông điệp hợp tác được công bố.

Nhưng với một sự kiện đặt trọng tâm vào giao thương như DITF, chữ ký chỉ nên được xem là điểm khởi đầu.

Giá trị của một MOU không nằm ở việc nó được ký trang trọng đến đâu, mà ở câu hỏi rất thực tế sau đó: hai bên sẽ cùng làm gì, trong bao lâu, để biến cam kết thành sản phẩm, booking và dòng khách thực tế?

Đó cũng là cách tinh thần “Connecting Partners, Creating Future” cần được nhìn nhận. Kết nối chỉ có ý nghĩa khi nó tiếp tục tạo ra hành động. Và “tương lai” chỉ thực sự hình thành khi những hành động đó được triển khai đến cùng.

Một MOU tốt phải bắt đầu bằng một kế hoạch hành động

Không khó để viết ra những cam kết như “tăng cường hợp tác”, “đẩy mạnh xúc tiến” hay “phát triển thị trường”. Điều khó hơn là biến những cam kết đó thành một kế hoạch có người phụ trách, thời hạn và kết quả cần đạt được.

Nếu hai bên thống nhất phát triển một thị trường mới, MOU cần đi xa hơn việc nêu mục tiêu chung. Thỏa thuận nên xác định rõ sản phẩm nào được ưu tiên, nhóm khách nào được nhắm tới, đối tác nào cần được tiếp cận và mốc thời gian nào cần hoàn thành.

Ví dụ, trong 30 ngày đầu có thể hoàn thiện bộ sản phẩm và chính sách hợp tác. Giai đoạn tiếp theo là tổ chức khảo sát, làm việc với buyer, kiểm tra khả năng vận hành và bắt đầu thử nghiệm chương trình bán.

Khi đó, MOU không còn là một văn bản thể hiện thiện chí. Nó trở thành một khung làm việc chung để hai bên có thể bắt đầu triển khai ngay sau sự kiện.

Đây là điểm rất quan trọng với DITF, bởi giá trị của sự kiện không nên kết thúc vào ngày cuối cùng của chương trình. Mỗi MOU cần tạo ra thêm một chuỗi hành động sau đó.

Famtrip là bước kiểm chứng đầu tiên của một cam kết

Trong ngành du lịch, nhiều quyết định hợp tác không thể được đưa ra chỉ dựa trên brochure, presentation hay một cuộc gặp ngắn.

Buyer cần nhìn thấy sản phẩm.

Họ cần trực tiếp trải nghiệm khách sạn, điểm đến, phương án di chuyển, năng lực phục vụ đoàn, hệ thống hội nghị, ẩm thực hay các sản phẩm chuyên biệt như golf, wedding và wellness trước khi quyết định có đưa sản phẩm đó vào chương trình bán hay không.

Vì vậy, famtrip nên được xem là một trong những bước hành động cụ thể nhất sau MOU.

Một thỏa thuận nói rằng hai bên sẽ “cùng phát triển thị trường Hàn Quốc” vẫn còn khá rộng. Nhưng nếu đi kèm kế hoạch mời một nhóm tour operator Hàn Quốc tới khảo sát sản phẩm trong một quý cụ thể, mục tiêu đã trở nên rõ ràng hơn rất nhiều.

Famtrip giúp hai bên kiểm chứng một loạt vấn đề mà văn bản không thể trả lời: sản phẩm có thực sự phù hợp không, mức giá có cạnh tranh không, lịch trình có khả thi không, dịch vụ nào cần điều chỉnh và trải nghiệm nào có khả năng tạo khác biệt trên thị trường.

Nói cách khác, famtrip là lúc một cam kết bắt đầu được thử nghiệm ngoài thực tế.

Sản phẩm mới là dấu hiệu MOU đã tạo ra giá trị

Sau khảo sát, kết quả đáng chờ đợi nhất không phải một báo cáo đẹp hơn, mà là một sản phẩm có thể đưa ra thị trường.

Đó có thể là chương trình nghỉ dưỡng biển kết hợp golf dành cho khách Hàn Quốc, hành trình wellness dài ngày cho khách Nga – CIS, wedding package cho thị trường Ấn Độ, chương trình MICE kết hợp nghỉ dưỡng hay một tuyến liên kết Đà Nẵng – Hội An – Huế được thiết kế riêng cho một nhóm khách.

Khi sản phẩm đã có lịch trình, giá, điều kiện vận hành và kênh phân phối cụ thể, MOU bắt đầu chuyển hóa thành giá trị thương mại.

Đây cũng là điểm giúp đánh giá chất lượng của một thỏa thuận hợp tác.

Một MOU tốt không chỉ mở thêm một mối quan hệ. Nó phải giúp các bên tạo ra thứ mà trước đó chưa có: một sản phẩm mới, một thị trường mới, một kênh phân phối mới hoặc một cách tiếp cận mới tới khách hàng.

Nếu sau lễ ký không có sản phẩm nào thay đổi, không có thị trường nào được mở thêm và không có hoạt động nào được triển khai, giá trị của MOU rất khó vượt khỏi phạm vi truyền thông.

Booking là lúc cam kết được thị trường kiểm chứng

Mục tiêu cuối cùng của phần lớn hợp tác thương mại trong du lịch vẫn là đưa khách đến điểm đến.

Vì vậy, booking là một trong những phép thử rõ ràng nhất cho một MOU có mục tiêu kinh doanh.

Đó không nhất thiết phải là một hợp đồng lớn ngay lập tức.

Một booking thử nghiệm cũng đã có giá trị: một đoàn đầu tiên, một nhóm MICE, một wedding group, một series booking nhỏ hay một tour pilot dành cho thị trường mới.

Những booking đầu tiên giúp hai bên kiểm chứng toàn bộ giả định ban đầu. Sản phẩm có phù hợp với khách không? Giá bán có cạnh tranh không? Khâu vận hành có ổn định không? Khách phản hồi thế nào? Đối tác phân phối có muốn tiếp tục bán hay không?

Chính dữ liệu từ những booking đầu tiên mới giúp hai bên quyết định có nên mở rộng hợp tác.

Ở góc độ này, booking không chỉ tạo doanh thu. Nó là bằng chứng thị trường cho thấy MOU có đang đi đúng hướng hay không.

Timeline follow-up quyết định MOU có tiếp tục sống sau sự kiện

Một trong những lý do khiến nhiều thỏa thuận hợp tác mất động lực là mọi việc diễn ra rất nhanh trong ngày ký nhưng lại thiếu một nhịp triển khai rõ ràng sau đó.

Sự kiện kết thúc.

Doanh nghiệp quay trở lại công việc thường ngày.

Email chưa được trả lời.

Kế hoạch khảo sát bị lùi.

Một vài tháng sau, cả hai bên đều nhớ rằng đã từng ký MOU nhưng không còn rõ bước tiếp theo là gì.

Đó là lý do timeline follow-up cần được xem như một phần của chính thỏa thuận.

Trong tuần đầu sau DITF, hai bên có thể xác nhận đầu mối phụ trách và những việc cần ưu tiên. Trong tháng đầu, bộ sản phẩm và điều kiện hợp tác cần được hoàn thiện. Trong hai hoặc ba tháng tiếp theo, famtrip hoặc chương trình thử nghiệm có thể được triển khai. Sau sáu tháng, hai bên cần có một mốc đánh giá để xem những gì đã làm được và bước tiếp theo là gì.

Khi mỗi giai đoạn đều có deadline, MOU sẽ khó bị “để quên” hơn.

Quan trọng hơn, timeline giúp chuyển một thỏa thuận mang tính nguyên tắc thành một quá trình có thể theo dõi và đo lường.

DITF cần nhìn MOU qua kết quả sau 3 tháng, 6 tháng và 12 tháng

Nếu DITF muốn xây dựng vai trò như một nền tảng kết nối dài hạn, thước đo MOU cũng cần dài hơn thời gian diễn ra sự kiện.

Số lượng lễ ký chỉ phản ánh mức độ quan tâm ban đầu.

Những chỉ số quan trọng hơn nằm ở giai đoạn sau: bao nhiêu MOU có kế hoạch hành động cụ thể, bao nhiêu famtrip đã diễn ra, bao nhiêu sản phẩm được xây dựng, bao nhiêu booking đầu tiên được ghi nhận và bao nhiêu thỏa thuận vẫn tiếp tục được triển khai sau sáu tháng hoặc một năm.

Đây cũng là lúc vai trò của Hiệp hội có thể đi xa hơn việc tạo điều kiện để hai bên gặp nhau.

Hiệp hội có thể trở thành cầu nối giúp duy trì nhịp follow-up, theo dõi những thỏa thuận quan trọng, tháo gỡ các vướng mắc và tạo thêm không gian để những đối tác đã gặp tại DITF tiếp tục làm việc với nhau.

Nếu làm được điều đó, giá trị của DITF sẽ không chỉ nằm trong hai ngày sự kiện.

Nó sẽ tiếp tục được tạo ra trong nhiều tháng sau đó.

Một chữ ký chỉ đáng giá khi có hành động theo sau

“Connecting Partners, Creating Future” chỉ thực sự có ý nghĩa khi “Connecting” không kết thúc bằng một cái bắt tay và “Creating Future” không dừng ở một lời cam kết.

Một MOU tốt phải tạo ra một lộ trình.

Lộ trình đó có thể bắt đầu bằng kế hoạch hành động, tiếp tục bằng famtrip, được cụ thể hóa thành sản phẩm, được thị trường kiểm chứng bằng booking và được duy trì bằng timeline follow-up rõ ràng.

Khi những mắt xích này được nối lại với nhau, một lễ ký mới thực sự trở thành điểm khởi đầu cho tăng trưởng.

Và khi đó, câu hỏi đáng quan tâm tại DITF không còn là “bao nhiêu MOU đã được ký?”

Mà là:

“Sau những chữ ký đó, bao nhiêu sản phẩm mới đã được bán, bao nhiêu đoàn khách đã đến và bao nhiêu mối quan hệ hợp tác vẫn đang tiếp tục tạo ra giá trị?”